टिप्पणी लेखन र टिप्पणी तयार पार्दा ध्यान दिनुपर्ने कुरा

टिप्पणी
टिप्पणी भनेको तल्लो तहका अधिकारीले कुनै खास विषयमा आधिकारिक तहबाट निर्णय लिनको लागि तयार पारेको
लिखित बयानलाई टिप्पणी भनिन्छ । यो विशेष समस्या समाधान गर्न विचार, सुझाव, जानकारी र नियम र नियमनी
सम्बन्धित प्रावधानको संग्रह हो ।

• संगठन‌ले निर्धारण गरेका लक्ष्य उद्देश्य हासिल गर्नका लागि कार्यालय कार्यविधि अन्तर्गत टिप्पणी रहने गर्दछ 
• कार्यालयमा कार्य सम्पादन ग‌र्दाको अवस्थामा समस्या देखिएको तहवाट क्रमश समस्याको समाधान गर्ने तह समक्ष राय सुझाव सहित पेश गरिएको विवरण वा टिप्पोट लाई नै टिप्पणी भनिन्छ।
• कार्यालयमा कार्य सम्पादन गर्दाको अवस्थामा समस्या देखिएको तहवाट समस्याको पहिचान र कारण, कानुनी व्यवस्था, राय सुझाव सहित क्रमश पेश गर्ने तह हुदै निर्णय गर्ने तह समक्ष पेश गरिएको विवरण नै टिप्पणी हो।
• कार्यालयमा महत्वपूर्ण निर्णय गर्नुपर्दा, दिर्घकालीन असर पर्न सकने किसिमका निर्णयहरू गर्नुपर्दा, नीति नियमहरु तर्जुमा गर्नुपर्दा, प्रचलित ऐन कानुन हरुलाई संम्सोधन वा परिमार्जन गर्नुपर्दा तत्काल निर्णय गर्नुपर्दा, सहभागिता मुलक निर्णय प्रकृया अवलम्वन गर्नु पर्दा समस्या देखिएको तहवाट क्रमश निर्णय गर्ने तह समक्ष पेश गरिएको राय सुझाव सहितको व्यहोरा वा विवरण लाई नै टिप्पणी भनिन्छ।

टिप्पणीका तहहरू
टिप्पणीका मुख्य तहहरू निम्नानुसार छन् :-

1. तयार गर्ने
2. पेश गर्ने । रुजु गर्ने / सिफारिस गर्ने
3. निर्णय गर्ने

संगठनमा टिप्पणी तयार गर्दा 3 तहमा आधारित रही टिप्पणी लेखन प्रकृ‌या अवलम्बन गरिन्छ। जसअन्तर्गत तयार गर्ने तह पेश गर्ने तह र निर्णय गर्ने तह रहन्छ।तयार गर्ने तहले समस्याको पहिचान र कारण, नितिगत व्यवस्था र राय सुझावलाई उल्लेख गर्दै टिप्पणी लेखनु पर्दछ ।

टिप्पणी तयार गर्नुपर्ने कारणहरु / टिप्पणी लेख्नुपर्ने कारणहरू
टिप्पणी तयार गर्नुपर्ने कारणहरु / टिप्पणी लेख्नुपर्ने कारणहरू निम्नानुसार छन् :-

• कार्यालयमा महत्वपूर्ण निर्णय गर्नुपर्दा,
• दिर्घकालीन असर पर्न सक्ने किसिमका निर्णयहरु गर्नुपर्दा,
• नीति नियमहरू तर्जुमा गर्नुपर्दा,
• प्रचलित ऐन कानुन हरूस्लाई संशोधन वा परिमार्जन गर्नुपर्दा,
• तत्काल निर्णय गर्नुपर्दा,
• सह‌भागिता मुलक निर्णय प्रक्रिया अवलम्वन गर्नुपर्दा,
• समस्या समाधान गर्नुपर्दा,

टिप्पणी तयार पार्दा ध्यान दिनुपर्ने कुरा
टिप्पणी तयार पार्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरू निम्नानुसार छन् :-

• टिप्पणी लेखन प्रक्रियामा सर्वप्रथम टिप्पणी तयार गर्ने तहले कार्यालयको नाम ठेगाना, टिप्पणी Number, टिप्पणी पाना नम्वर र टिप्पणीको मितिलाई उल्लेख गर्नु पर्दछ।
• टिप्पणी र आदेशलाई विषय सँगै मध्य भागमा पर्ने गरी लेखिनु पर्दछ।
• तयार गर्ने तह‌ले पेश गर्ने तहलाई सम्बोधन गर्दै समस्याको परिचान र कारण, नीतिगत व्यवस्था र राय सुझाव उल्लेख गरी हस्ताक्षर मिति, नाम, पद र कार्यालय लेख्नुपर्दछ ।
• तयार गर्ने ले पेश गरेको विक्यको टिप्पणीमा सिफारिस गर्ने तह ले निर्णय गर्ने तह लाई सम्वोधन गर्दै आवश्यक राय सुझाव सहीत हस्ताक्षर मिति,नाम, पद र कार्यालय उल्लेख गरी निर्णयका लागि पेश गर्दछ ।
• सिफारिस गर्ने तहले पेश गरेको विषयमा निर्णय गर्ने तहले प्राप्त अधिकार अन्तर्गत रही आवश्यक निर्णय गरी हस्ताक्षर मिति, नाम, पद र कार्यालय, लेख्नु पर्दछ ।
• टिप्पणी लेखन प्रक्रियामा प्रयोग गरिएका भाष शब्द शैलीहरु सरल, स्पष्ट केरमेट नगरी लेखिएको हुनुपर्दछ ।
• टिप्पणी लेखन प्रक्रियामा सम्बन्धित तहले आवश्यक पर्ने प्रमाणित कागजातहरुलाई टिप्पणी फाइल सँगै समावेस गरी राखिएको हुनु पर्दछ ।